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E-Rechnungs-Pflicht ab 2025: Alles Wichtige auf den Punkt gebracht

Infos, Tipps & Tools für KMUs - kompakt und verständlich

Die E-Rechnungs-Pflicht ist ab dem 1. Januar 2025 Realität in Deutschland und wird Schritt für Schritt eingeführt.
Für Unternehmen, besonders KMUs, kann das viele Fragen aufwerfen:

  • Was bedeutet das konkret?
  • Wen betrifft es überhaupt?
  • Was müsst ihr beachten?
  • Wie könnt ihr euch darauf vorbereiten?

Hier möchte ich Ihnen alle wichtigen Fragen verständlich beantworten und wirklich hilfreiche Tipps und Tools mitgeben, die Sie sofort nutzen können.
Dieser Beitrag wurde von mir sorgfältig recherchiert und basiert auf verlässlichen Quellen.
Dennoch ist er keine rechtsverbindliche Beratung. Für rechtliche oder steuerliche Details wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater / eine Steuerberaterin.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein gewöhnliches PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das für die automatische Verarbeitung geeignet ist. Die beiden gängigsten Formate sind:

  • XRechnung:
    Ein maschinenlesbares Format (XML-Datei), das für öffentliche Auftraggeber Pflicht ist.
    Es ist technisch, aber nicht mit bloßem Auge lesbar.
  • ZUGFeRD:
    Ein Hybridformat, das sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist (es enthält ein PDF).
    Es ist besonders praktisch für Kunden, die keine spezielle Software nutzen.

💡 Tipp: Wenn Sie Rechnungen an Kunden schicken, die das Format nicht kennen, empfiehlt sich ZUGFeRD, da es leichter zu lesen ist.

Häufig nutzen KMU`s noch Word oder Excel für Rechnungen. Das ist zwar grundsätzlich erlaubt, aber für E-Rechnungen braucht man zusätzliche Software. Es gibt hier praktische, kostengünstige (teils kostenlose) Tools für die Umsetzung. 
>>> zu den Tools

Wen betrifft die E-Rechnungs-Pflicht und ab wann?

Die Pflicht gilt generell für alle Unternehmen, die B2B-Rechnungen ausstellen.

Aber es gibt wichtige Ausnahmen:

  • Rechnungen an private Endkunden (B2C).
  • Steuerfreie Leistungen, z. B. Grundstücksvermietungen.
  • Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €).
  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG).

💡 Hinweis für KMUs:
Fällt Ihr Unternehmen unter diese Ausnahmen, betrifft Sie die Pflicht nicht.
Sie können E-Rechnungen natürlich freiwillig nutzen.

Ab wann gilt was?

1️⃣ Ab 2025:
Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das bedeutet: Eine E-Mail-Adresse für den Empfang reicht nicht.
Sie brauchen Tools, um die Rechnungen lesen zu können (z. B. XRechnungen, die in XML-Dateien geliefert werden).

2️⃣ Ab 2027:
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.

3️⃣ Ab 2028:
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die NICHT unter die oben genannten Ausnahmen fallen!

Kontaktieren Sie mich gerne für weitere Fragen oder bei notwendiger Unterstützung!

Was muss ich tun, wenn ich unter die Verpflichtung falle?

Folgendes müssen Sie sicherstellen:

  • Ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab 2027 oder 2028 (je nach Umsatz) auch E-Rechnungen ausstellen können

💡 Wichtig: Fangen Sie frühzeitig an, passende Tools zu testen. Gerade das Lesen und Verarbeiten von XRechnungen kann ohne Software etwas knifflig sein.

Warum lohnt sich die Umstellung?

  • Zeitersparnis:
    Automatisierte Prozesse machen manuelle Eingaben überflüssig.
  • Weniger Fehler:
    Standardisierte Formate minimieren Tippfehler und Übertragungsfehler.
  • Kosten sparen:
    Keine Druck- und Versandkosten mehr – E-Rechnungen werden digital verschickt.
  • Umweltfreundlich:
    Papierloses Arbeiten schont Ressourcen und reduziert Abfall.
  • Schnellere Zahlungen:
    Automatische Verarbeitung sorgt dafür, dass Rechnungen schneller geprüft und bezahlt werden.
  • Rechtssicherheit:
    E-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und sind prüfungssicher.
  • International nutzbar:
    Einheitliche Standards erleichtern den Austausch von Rechnungen auch über Ländergrenzen hinweg.
  • Zukunftssicher:
    Die E-Rechnung wird zum neuen Standard – mit ihr bist du bestens vorbereitet.

Welche Tools kann ich nutzen?

Die gute Nachricht: Es gibt viele kostenlose und günstige Tools, mit denen Sie die E-Rechnungspflicht problemlos umsetzen können. Hier sind ein paar Empfehlungen von mir:

PDF24

Mit PDF24 können Sie ganz einfach E-Rechnungen erstellen (XRechnung und ZUGFeRD).
Es ist kostenlos, läuft im Browser oder als Desktop-App und ist ideal für gelegentliche Rechnungen.

WISO MeinBüro

Dieses Rechnungsmodul von WISO ist kostenlos und ermöglicht Ihnen, E-Rechnungen zu erstellen und zu lesen. Die Benutzeroberfläche finde ich modern und besonders für KMUs geeignet.

Lexware

Mit Tools wie Lexware Financial Office und lexoffice können Sie ihre Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung effizient und einfach verwalten.

Accountable

Umfassende Lösung für Rechnungen, Buchhaltung und Steuererklärungen. Die Basisversion ist kostenlos, inklusive E-Rechnungs-Funktionen.

XRechnung.io

XRechnung ist ein Standard, den öffentliche Auftraggeber in Deutschland für den Empfang von Rechnungen verlangen, viele Baisifunktionen kostenlos.

Fazit: Digitalisierung mit Mehrwert

Die E-Rechnungs-Pflicht mag im ersten Moment kompliziert klingen, aber mit den richtigen Tools und ein wenig Vorbereitung ist sie einfach umzusetzen.
Und: Sie spart Zeit, Kosten und Nerven – ein Gewinn für Ihre Buchhaltung!

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