Die E-Rechnungs-Pflicht ist ab dem 1. Januar 2025 Realität in Deutschland und wird Schritt für Schritt eingeführt.
Für Unternehmen, besonders KMUs, kann das viele Fragen aufwerfen:
Hier möchte ich Ihnen alle wichtigen Fragen verständlich beantworten und wirklich hilfreiche Tipps und Tools mitgeben, die Sie sofort nutzen können.
Dieser Beitrag wurde von mir sorgfältig recherchiert und basiert auf verlässlichen Quellen.
Dennoch ist er keine rechtsverbindliche Beratung. Für rechtliche oder steuerliche Details wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater / eine Steuerberaterin.
Eine E-Rechnung ist kein gewöhnliches PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das für die automatische Verarbeitung geeignet ist. Die beiden gängigsten Formate sind:
Tipp: Wenn Sie Rechnungen an Kunden schicken, die das Format nicht kennen, empfiehlt sich ZUGFeRD, da es leichter zu lesen ist.
Häufig nutzen KMU`s noch Word oder Excel für Rechnungen. Das ist zwar grundsätzlich erlaubt, aber für E-Rechnungen braucht man zusätzliche Software. Es gibt hier praktische, kostengünstige (teils kostenlose) Tools für die Umsetzung.
>>> zu den Tools
Die Pflicht gilt generell für alle Unternehmen, die B2B-Rechnungen ausstellen.
Aber es gibt wichtige Ausnahmen:
Hinweis für KMUs:
Fällt Ihr Unternehmen unter diese Ausnahmen, betrifft Sie die Pflicht nicht.
Sie können E-Rechnungen natürlich freiwillig nutzen.
Ab 2025:
Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das bedeutet: Eine E-Mail-Adresse für den Empfang reicht nicht.
Sie brauchen Tools, um die Rechnungen lesen zu können (z. B. XRechnungen, die in XML-Dateien geliefert werden).
Ab 2027:
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden.
Ab 2028:
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die NICHT unter die oben genannten Ausnahmen fallen!
Kontaktieren Sie mich gerne für weitere Fragen oder bei notwendiger Unterstützung!
Folgendes müssen Sie sicherstellen:
Wichtig: Fangen Sie frühzeitig an, passende Tools zu testen. Gerade das Lesen und Verarbeiten von XRechnungen kann ohne Software etwas knifflig sein.
Die gute Nachricht: Es gibt viele kostenlose und günstige Tools, mit denen Sie die E-Rechnungspflicht problemlos umsetzen können. Hier sind ein paar Empfehlungen von mir:
PDF24
Mit PDF24 können Sie ganz einfach E-Rechnungen erstellen (XRechnung und ZUGFeRD).
Es ist kostenlos, läuft im Browser oder als Desktop-App und ist ideal für gelegentliche Rechnungen.
WISO MeinBüro
Dieses Rechnungsmodul von WISO ist kostenlos und ermöglicht Ihnen, E-Rechnungen zu erstellen und zu lesen. Die Benutzeroberfläche finde ich modern und besonders für KMUs geeignet.
Lexware
Mit Tools wie Lexware Financial Office und lexoffice können Sie ihre Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung effizient und einfach verwalten.
Accountable
Umfassende Lösung für Rechnungen, Buchhaltung und Steuererklärungen. Die Basisversion ist kostenlos, inklusive E-Rechnungs-Funktionen.
XRechnung.io
XRechnung ist ein Standard, den öffentliche Auftraggeber in Deutschland für den Empfang von Rechnungen verlangen, viele Baisifunktionen kostenlos.